ADIA Clinic

Manuel utilisateur

Version 3.46 - 13 juin 2026

ADIA Clinic est un outil d’aide documentaire clinique. Les contenus générés doivent toujours être relus, corrigés et validés par le praticien.

1. Rôle de l’application

ADIA Clinic aide le cabinet dentaire à transformer une consultation en documents exploitables : note dossier, compte rendu, information patient, courrier, ordonnance, fiche laboratoire, consentement, page patient ADIA, support Gamma optionnel ou support PowerPoint patient.

L’application ne remplace ni le jugement clinique, ni la responsabilité du praticien. Elle structure, accélère et trace le travail documentaire.

2. Connexion et écran d’accueil

L’accès est réservé aux praticiens et collaborateurs autorisés. Chaque utilisateur se connecte avec son adresse email et son mot de passe.

L’écran d’accueil rappelle que ADIA signifie Académie Dentaire d’Intelligence Artificielle et que les documents générés nécessitent une validation humaine.

Pour un usage avec des données patient réelles, le cabinet reste responsable de son cadre RGPD, de son hébergement, de l’information patient et de la validation finale.

L’option Rester connecté sur cet appareil permet de conserver la session sur un appareil de confiance. Si elle est décochée, la session n’est pas conservée durablement par le navigateur.

Une fois connecté, l’utilisateur peut changer son mot de passe depuis Paramètres, rubrique Cabinet et identité, dans Sécurité du compte.

Au tout premier accès après connexion, un accueil « premiers pas » présente le déroulé en quatre étapes — préparer, capturer, produire, relire et valider — et invite à essayer le dossier de démonstration sans donnée réelle. Il s’affiche une seule fois ; le bouton Plus tard permet de le revoir à la connexion suivante.

  1. Ouvrir l’application ADIA Clinic.
  2. Saisir l'adresse email et le mot de passe.
  3. Cliquer sur Connexion.
  4. En cas d’oubli, utiliser Mot de passe oublié.

3. Écran principal et paramètres

L’écran principal est l’écran recommandé au fauteuil. Il limite l’interface aux actions essentielles : préparer, capturer, produire, relire et valider, puis choisir seulement les sorties utiles.

Le haut d’écran présente le dossier ouvert, la prochaine action et les sorties optionnelles. Gamma, la page patient, l’email et PowerPoint ne sont jamais des étapes obligatoires.

Les actions du tableau d'accueil ouvrent une fenêtre de travail dédiée : nouveau dossier, reprise, préparation, capture, production, relecture, exports, email, page patient ou démonstration. L'utilisateur ne descend plus brutalement dans une longue page.

Pour éviter les doublons visuels, le statut du dossier est intégré à l’écran principal. Sur mobile, les boutons de sorties optionnelles restent cachés tant qu’aucun document n’est produit.

Sur téléphone, l’écran d’entrée est volontairement réduit à une grille de boutons : Nouvelle, Reprendre, Capturer et Paramètres. Les libellés Prochaine étape, statut dossier, explications, rail de progression et sorties optionnelles ne chargent plus le premier écran.

Les paramètres s'ouvrent dans une fenêtre dédiée. Le bouton Fermer le paramétrage revient à la consultation sans laisser les réglages empilés dans l'écran principal.

Dans cette fenêtre, les rubriques Cabinet, Documents, Correspondants, Conformité et Connexions restent visibles en haut du panneau pour changer de réglage sans revenir à l'accueil.

Sur mobile, ces rubriques sont présentées sous forme de barre compacte et la version d'interface reste visible dans la fenêtre Paramètres.

Les textes du chemin principal sont volontairement courts. Les explications longues sont réservées au manuel, à la conformité ou aux panneaux spécialisés.

Les raccourcis de démarrage sont centralisés dans l’écran principal : nouveau dossier, reprise et dossier local. Le dossier de démonstration est rangé dans le panneau Dossiers du jour, à côté d’Actualiser.

Les cinq étapes Préparer, Capturer, Produire, Relire, Transmettre ne sont affichées qu’une seule fois, en pastilles dans le bandeau Prochaine étape : vert = fait, et l’étape en cours apparaît comme le bouton d’action (violet) — c’est le seul bouton à cliquer pour avancer. Cliquer une autre pastille ouvre la fenêtre de cette étape (pour revenir en arrière par exemple). À l’ouverture de chaque fenêtre, le curseur est déjà dans le premier champ utile : on tape directement, sans clic supplémentaire.

La version fauteuil compacte garde visibles uniquement les champs indispensables : patient, numéro de fiche et contexte clinique. Les imports patient, coordonnées, correspondants, laboratoire et options secondaires sont repliés dans des panneaux secondaires.

Dans la préparation du dossier, le contexte clinique est volontairement plus court à l’écran : il sert à saisir le motif, la situation et les points de vigilance avant la capture.

Pour éviter l’effet cockpit, la production documentaire affiche d’abord l’action recommandée : Produire note, compte rendu et info patient. Le contrôle automatique, les documents à la carte, Gamma, les exports et le document libre restent accessibles dans des panneaux repliés.

Sur mobile, les fonctions secondaires comme les photos, les suggestions, l’email ou l’historique peuvent être ouvertes dans des panneaux repliés afin de réduire le défilement.

Les photos cliniques et suggestions de documents sont présentées comme compléments optionnels. Elles restent disponibles sans interrompre le flux préparer, capturer, produire, relire et exporter.

Une barre d’action mobile reste disponible en bas de l’écran pour accéder rapidement aux actions Capturer, Produire, Relire et Exporter.

Un résumé du dossier reste visible en haut du flux lorsqu'il contient une information utile : patient, numéro de fiche, email, correspondant ou état du dossier. Sur mobile, il n'est plus collant et il est masqué lorsque le dossier est encore vide.

L’encart Prochaine action recommandée indique ce qu’il faut faire maintenant et affiche les éléments déjà prêts ou encore manquants : patient, contexte, capture, documents et validation.

Un bandeau État du dossier résume la situation en langage simple : dossier incomplet, prêt à capturer, prêt à générer, à relire ou prêt à exporter.

Le haut d’écran principal est volontairement compact : titre réduit, étapes plus courtes et priorité donnée à l’action suivante.

Le panneau Prochaine étape contient directement le bouton principal du moment : préparer, capturer, produire, relire ou exporter.

Si l’en-tête cabinet est incomplet, ADIA affiche seulement une ligne Paramètres à compléter. Elle renvoie vers la roue crantée et indique les éléments indispensables aux exports : cabinet, praticien et contact.

La vue Aujourd’hui de l’écran principal affiche les dossiers à relire, prêts à exporter ou encore en brouillon, sans ouvrir un panneau de réglage. Elle est repliée par défaut pour garder l’écran centré sur le dossier ouvert.

Dans l’étape Relire et valider, les cartes de documents vides restent masquées tant que les sorties ne sont pas produites. Les actions de validation apparaissent dès qu’un document existe ; les exports, l’email et la page patient sont rangés dans les sorties de finalisation.

La Page patient ADIA reste une sortie optionnelle côté praticien. Côté patient, le support publié affiche d'abord l'identité du cabinet, avec le nom, le praticien, le contact et le logo si disponible.

Concrètement, la Page patient est d'abord un lien web privé avec code d'accès. Le patient peut l'ouvrir dans son navigateur, puis l'ajouter à l'écran d'accueil ou l'installer si son navigateur le propose. Aucun compte patient ni store d'applications n'est nécessaire.

Les photos cliniques ne sont jamais intégrées automatiquement à la Page patient. Le praticien doit cocher Inclure les photos sélectionnées ; ADIA limite alors la publication aux visuels préparés et relus.

Le support patient n'a pas un nombre de pages fixe. ADIA adapte le nombre de sections au cas clinique : parfois court, parfois plus détaillé, mais toujours relu avant publication.

Dans l'aperçu de la Page patient, chaque section peut être masquée ou ciblée pour modification. Le bouton Modifier prépare une consigne limitée à cette section ; le praticien ajoute sa demande, relance la génération, puis relit avant publication.

La Page patient est organisée en sous-onglets : Contenu, Lien et code, puis Tests et aide. Un seul panneau reste ouvert à la fois, ce qui évite le défilement excessif et fait tenir l'écran sur une vue. ADIA ouvre automatiquement le bon onglet selon l'action en cours (production du brouillon, publication du lien, etc.).

Côté patient, les sections sont mises en page selon leur rôle : synthèse, solution, bénéfices, précautions, étapes, FAQ et contact. Les encadrés À retenir rendent le support plus proche d'une présentation professionnelle tout en gardant le contenu validé par le praticien.

Le bouton Charger démo fictive de la Page patient est rangé dans Tests et aide. Il charge un support entièrement fictif avec visuels générés localement et ouvre directement l'aperçu praticien, sans créer de lien, sans code d'accès et sans publication Supabase.

Après connexion, les actions de démarrage permettent de préparer un nouveau dossier, reprendre un dossier, lire un dossier patient local ou ouvrir les paramètres.

Un dossier de démonstration fictif peut être chargé depuis les actions de démarrage. Il sert à tester le flux complet sans utiliser de données patient réelles.

Lorsque le dossier de démonstration est chargé, ADIA affiche un parcours guidé : tester la génération, relire et valider, créer une page patient, puis tester les exports.

Le bouton Copier retour démo produit un rapport de test sans contenu clinique. Il sert à noter les blocages, les termes incompris et l’amélioration prioritaire, sans ajouter de données patient réelles.

Ce retour démo contient une section Simplification prioritaire pour choisir l'étape à améliorer d'abord : préparer, capturer, produire, relire-valider, page patient, exporter ou paramètres.

La roue crantée Paramètres donne accès aux réglages sans charger la consultation. Elle ouvre une page en lignes : Cabinet, Documents, Correspondants, Conformité et Connexions. Sur téléphone, chaque ligne ouvre une fenêtre de réglage avec un bouton Fermer, sans descendre dans la page.

Les réglages cabinet regroupent notamment logo, coordonnées, signature, sécurité du compte, consignes, mise en page documentaire, correspondants et connexions.

Le logo cabinet renseigné dans Paramètres s'affiche dans l'en-tête de l'application et dans les sorties compatibles ; sans logo cabinet, ADIA conserve son logo par défaut.

Pour réduire la sensation d’interface chargée, les réglages ponctuels sont rangés dans des panneaux repliables : Aujourd’hui cabinet, En-tête praticien, Sécurité du compte, ajout de correspondants, ajout de partenaires, Conformité, aide et génération sécurisée.

4. Workflow recommandé au fauteuil

ADIA est organisé autour d’un flux en quatre temps. Le guide de progression indique l’étape active et les éléments déjà disponibles.

  1. Préparer : renseigner le patient, le numéro de fiche logiciel, le praticien, le contexte clinique et éventuellement le correspondant.
  2. Capturer : utiliser le bouton recommandé voix + sauvegarde audio, transcrire en direct, sauvegarder l’audio seul, importer un audio ou saisir la trace clinique écrite.
  3. Produire : choisir le document utile ou produire les trois sorties cabinet.
  4. Relire et valider : corriger, puis cocher la validation praticien.
  5. Transmettre : une seule fenêtre de sortie, quel que soit le bouton utilisé — Documents (PDF, Word, PowerPoint, document libre), Transmettre (email, page web patient, envoi vers ADIA Link) et Copie / dossier métier. Le bouton Étape suivante de la fenêtre de travail y mène naturellement, et Terminer ✓ clôt le parcours.

5. Capturer la consultation

La capture regroupe désormais la voix, la sauvegarde audio et la trace clinique écrite dans une seule section. Le praticien n’a pas à choisir entre plusieurs cadres différents : il choisit simplement la trace utile pour produire les documents.

Le bouton recommandé Capturer voix + sauvegarde audio lance la transcription directe quand elle est disponible et conserve l’audio en sauvegarde. Selon le navigateur, certaines fonctions micro peuvent être limitées, notamment sur iPhone.

Avant tout enregistrement, transcription directe, import audio ou transcription serveur d’un audio, ADIA demande de cocher que le patient a donné son accord pour l’enregistrement ou l’import audio de la consultation.

Pour améliorer la fiabilité, l’audio enregistré ou importé peut être transcrit côté serveur avec le lexique médical commun ADIA Clinic et le lexique privé du cabinet. Cette transcription est plus adaptée aux termes dentaires que la transcription directe du navigateur.

Le lexique commun contient des termes médicaux validés et réutilisables par l’application. Le lexique privé mémorise les mots propres au cabinet : marques, habitudes, correspondants ou laboratoires. Aucun terme sensible ne remonte automatiquement vers le lexique commun.

Quand une correction est mémorisée, ADIA peut proposer automatiquement au lexique commun les termes médicaux génériques qui passent les filtres de confidentialité. Les termes propres au cabinet restent privés, et les candidats communs restent en attente de validation ADIA avant d’être réutilisés par tous.

Dans l’écran principal, la capture reste volontairement compacte : le bouton recommandé et la trace clinique écrite restent visibles, tandis que transcription seule, audio seul et import audio sont rangés dans Autres modes de capture.

Si la capture directe ne fonctionne pas, ADIA affiche un mode secours : enregistrer avec le dictaphone du téléphone, importer l’audio, puis coller ou saisir la trace clinique écrite.

Le mode secours peut aussi ouvrir Aide et vérifications pour contrôler session, micro, navigateur et configuration sans recopier de données patient.

Le bouton Copier retour capture est rangé dans Aide et vérifications. Il produit un rapport de test sans contenu clinique pour savoir si les libellés voix, sauvegarde audio, transcription directe et trace clinique écrite sont compris.

Ce retour capture inclut aussi des repères anonymes utiles aux tests mobiles : navigateur, plateforme, taille et orientation d’écran, densité écran, contexte sécurisé, permission micro si disponible, mode secours et décision de test.

6. Génération documentaire

La zone de génération propose en priorité les 3 sorties recommandées : note dossier, compte rendu et information patient. C’est le flux normal au fauteuil.

Les documents à la carte restent disponibles dans un panneau replié pour les situations spécifiques : ordonnance, fiche labo, courrier, consentement, imagerie, expertise, chirurgie.

Dans ce panneau, le contenu est organisé en sous-onglets : À la carte (choix du document, autre document) et Présentation (Gamma / PowerPoint). Un seul sous-onglet s'affiche à la fois, ce qui évite le défilement.

Le contrôle automatique avant génération signale les éléments manquants : patient, contexte, document, praticien ou numéro de fiche logiciel. Il est compact par défaut et peut être ouvert si un point doit être vérifié.

Le consentement à l’envoi des données cliniques pour la génération est demandé une seule fois par consultation : une fois accordé pour un patient, la production des documents suivants s’enchaîne sans le redemander. Il est de nouveau demandé lorsque l’on change de dossier.

7. Relecture, validation et modification

Aucun document ne doit être considéré comme final sans relecture. La case Document vérifié par le praticien sert à tracer cette validation.

Si le document est modifié après validation, ADIA retire automatiquement la validation. Le praticien doit relire puis recocher après correction.

La zone des sorties rapides affiche un parcours final en trois temps : relire, valider, puis exporter ou préparer l’email.

Tous les exports sont regroupés au même endroit, dans le bloc « Exporter et partager » de l’accueil : Word, PDF, PowerPoint, page web patient et email. Word/PDF/PowerPoint sortent automatiquement les documents produits (note, compte rendu, information patient) ou, à défaut, le document libre. L’export est bloqué tant que la validation praticien n’est pas cochée.

L'écran de relecture est organisé en sous-onglets : Relecture (documents à relire) et Finaliser (validation, clôture et sorties). Un seul sous-onglet s'affiche à la fois afin que l'écran tienne sur une vue.

L'ordre de l'étape suit le geste clinique : voir le parcours de relecture, ouvrir les documents produits, clôturer la consultation, puis ouvrir les sorties optionnelles.

Chaque sortie rapide produite reste compacte tant qu'elle n'est pas ouverte. Le statut indique À relire - ouvrir, puis le praticien déroule uniquement le document à vérifier.

Les actions de sortie sont regroupées dans Sorties optionnelles afin de ne pas surcharger la relecture : copie du pack, export consultation, copie logiciel métier, export logiciel, email et page patient.

Un panneau de clôture indique ce qui manque pour terminer la consultation. Le bouton Terminer la consultation guide l’utilisateur vers l’étape manquante ou clôture le dossier si tout est prêt.

La zone Document libre contient un contrôle qualité local. Elle sert aux documents hors cartes principales et signale les textes trop courts, trop longs, les formulations trop affirmatives et les marques de prompt visibles.

Le praticien peut lancer une réécriture guidée du document libre : plus simple, plus médico-légal, plus patient ou plus confrère. La réécriture retire la validation et impose une nouvelle relecture.

Les documents produits — Word, PDF et support PowerPoint patient — partagent une mise en page d’en-tête sobre : titres alignés à gauche, corps lisible, méta-informations discrètes et signature praticien si elle figure au profil. Lorsque des photos cliniques ont été cochées pour le document, une section Photos cliniques les présente en entier, sans recadrage, avec légende. Chaque document porte en pied une mention de transparence — « Document réalisé avec ADIA Clinic et relu par le praticien » — désormais nettement lisible, qui rappelle l’aide documentaire et la relecture humaine.

8. Créer une page patient ADIA

La page patient ADIA est une sortie optionnelle. Elle permet de publier un support pédagogique professionnel, lisible sur téléphone ou ordinateur et installable comme application web.

Cette sortie remplace progressivement le besoin de passer par Gamma pour les supports patients simples. Gamma reste disponible comme connecteur optionnel dans Paramètres, rubrique Connexions.

La publication se fait uniquement après relecture et validation praticien. Le lien est privé, protégé par un code d’accès, limité dans le temps et révocable.

Après publication, ADIA affiche un lien patient et un code d'accès. Le lien peut être envoyé au patient, puis le code transmis séparément si possible, par exemple par SMS ou téléphone.

Les boutons Message lien et Message code préparent deux textes séparés : le premier contient le lien et annonce que le code sera transmis à part ; le second contient seulement le code d'accès.

Dans le panneau Lien, code et expiration, le plan d'envoi rappelle l'ordre recommandé : envoyer le lien, donner le code par un canal séparé, puis proposer l'installation depuis le navigateur si le patient veut retrouver facilement le support.

Côté patient, un bandeau de confiance rappelle que le support est pédagogique, protégé par lien/code, et disponible pour une durée limitée.

La page publiée affiche aussi un plan de lecture automatique, des sections numérotées et les coordonnées disponibles du cabinet dans le bloc contact.

L'aperçu praticien reprend désormais cette logique visuelle avant publication : couverture cabinet, repères de confiance, plan de lecture, sections numérotées, photos et contact.

La synthèse Contrôle avant envoi résume les sections visibles ou masquées, les photos incluses, le contact cabinet, la validation praticien, le contrôle qualité et l'état de publication.

Sur téléphone, l'aperçu praticien se lit dans le défilement principal de la fenêtre, avec cartes en colonne et boutons de section plus faciles à toucher.

Le bouton Voir comme le patient ouvre une prévisualisation plein écran locale du brouillon visible. Cette action ne publie rien et ne crée ni lien, ni token, ni code d'accès.

La politique de conservation des données recommande une expiration de 30 jours par défaut pour les pages patient, avec révocation immédiate en cas d'erreur de partage.

Avant publication, ADIA lance un contrôle qualité local. Il bloque les défauts critiques et signale les points à vérifier : structure trop courte, section contact absente, disclaimer manquant, formulations trop affirmatives ou textes trop longs.

Avant un usage large, utiliser le protocole pilote page patient pour tester génération, publication, accès avec code, révocation, rendu mobile et non-régression des exports existants.

Dans Tests et aide, le bouton Copier fiche de test prépare une fiche simple pour essayer la Page patient avec un dossier fictif : publication, mauvais code refusé, bon code accepté, lecture mobile, installation éventuelle et révocation.

Le bouton Copier retour page patient produit un rapport de test sans contenu clinique. Il indique l’état du brouillon, du contrôle qualité, de la publication, de l’accès patient et de la révocation sans recopier le brouillon brut, le lien ou le code.

Ce retour Page patient contient une section Exploitation prioritaire pour choisir le premier blocage à corriger : génération, qualité, publication, accès code, rendu mobile, révocation, transmission ou autre.

Le bouton Copier fiche retour patient prépare une fiche terrain courte pour tester l’accès et la lisibilité sur un appareil précis, sans nom patient, lien complet, token, code complet ou contenu médical.

Le bouton Message au testeur prépare un court mode d’emploi à envoyer au testeur. Il n’inclut ni le lien, ni le code, afin de préserver la transmission séparée.

Le bouton Copier mode d’emploi patient prépare un message simple expliquant l’ouverture du lien, la saisie du code, l’installation optionnelle et l’absence de compte patient.

Si des photos sont chargées dans la consultation, la Page patient peut les afficher en visuel de couverture et en galerie pédagogique courte. Cette inclusion reste volontaire, limitée et à relire avant publication.

Le champ Modifications avant envoi ou ajout au plan permet de demander une nouvelle version avant publication, par exemple plus courte, plus rassurante ou plus détaillée sur une étape.

Pendant le plan de traitement, le bouton Ajouter au suivi ajoute une section datée dans la page. Le praticien relit ensuite la page et la republie si cette nouvelle version doit être transmise.

Dans l'aperçu praticien, une section peut être masquée avant publication si elle est inutile, trop longue ou trop sensible. Elle reste dans le brouillon mais n'est pas transmise au patient tant qu'elle est masquée.

Lorsqu'une page patient est republiée pour le même dossier, ADIA remplace les anciennes versions actives. Un nouveau lien et un nouveau code sont alors transmis au patient.

Dans l'application, le chemin normal de la Page patient ADIA tient en trois actions : produire le brouillon, voir comme le patient, puis publier le lien sécurisé. Les panneaux repliés servent à relire et ajuster le contenu, régler le lien/code/expiration, puis lancer les tests, la démo et le support.

Si le patient n'arrive pas à ouvrir la page, le bouton Copier un retour d’accès prépare un rapport technique anonyme : il indique notamment la taille d’écran visible, l’orientation, la densité écran, le stockage local et le nettoyage d’URL, sans jamais contenir le lien, le token, le code complet, le nom du patient ou un contenu clinique.

Côté patient, le bouton Verrouiller retire l’accès mémorisé sur l’appareil et revient à l’écran code. Il ne révoque pas le lien côté cabinet.

Après publication, le praticien peut copier séparément le lien et le code d’accès. C’est préférable lorsque le cabinet peut transmettre ces deux éléments par deux canaux différents.

La page patient adopte la signature visuelle ADIA : une couleur d’accent unique applique l’identité du cabinet, réglable dans Paramètres, rubrique Cabinet et identité, via le champ Couleur d’accent appliqué à la page patient. Les photos cliniques y sont affichées en entier, sans recadrage. Les coordonnées du bloc contact sont cliquables (appel ou email) sur mobile, et la page respecte des repères d’accessibilité : cibles tactiles confortables, navigation au clavier et contrastes maîtrisés. L’aperçu praticien reflète fidèlement la page publiée.

Sur téléphone, les boutons Message lien et Message code ouvrent directement le partage de l’appareil (SMS, messagerie, email) avec le texte pré-rempli : l’envoi se fait en une étape, tout en gardant le lien et le code sur deux canaux séparés. Sur ordinateur, le texte est copié. Côté patient, l’accès est quasi immédiat : le code à six chiffres valide l’ouverture dès qu’il est complet, et l’onglet du navigateur affiche le nom du cabinet (jamais celui du patient).

  1. Générer les sorties utiles ou le document libre.
  2. Relire les contenus puis cocher la validation praticien.
  3. Ouvrir Page patient ADIA depuis les sorties rapides.
  4. Cliquer sur 1. Produire le brouillon.
  5. Relire le panneau 2. Relire et ajuster le contenu et le contrôle qualité patient.
  6. Corriger le brouillon structuré si nécessaire.
  7. Ouvrir Lien, code et expiration si la durée d’expiration doit être ajustée.
  8. Cliquer sur Publier lien sécurisé.
  9. Utiliser Copier lien et Copier code pour transmettre l’accès au patient, idéalement par deux canaux séparés.
  10. Utiliser Message lien et Message code si le cabinet veut envoyer deux textes prêts à l'emploi sans mélanger lien et code.
  11. Utiliser Message au testeur si le testeur doit recevoir les étapes d’ouverture et d’installation sans lien ni code dans ce texte.
  12. Utiliser Copier fiche de test pour contrôler le parcours lien/code sur téléphone ou ordinateur avec un dossier fictif.
  13. Conserver le lien et le code dans l’organisation du cabinet si le patient doit les recevoir plus tard.
  14. Révoquer le lien depuis ADIA si le support ne doit plus être consultable.
  15. Cliquer sur Copier retour page patient après le test du flux praticien.
  16. Cliquer sur Copier fiche retour patient pour préparer un retour terrain par appareil ou patient testeur, sans donnée sensible.

9. Préparer un email

ADIA Clinic peut préparer un email à partir du document libre ou du pack de sorties générées. L’application ne déclenche pas d’envoi automatique : le praticien relit, complète si nécessaire, puis envoie depuis sa messagerie habituelle.

Cette fonction sert à préparer un message vers un patient, un correspondant sélectionné, un médecin ou confrère, un laboratoire / partenaire ou un autre destinataire.

  1. Générer ou coller le document libre, puis le relire.
  2. Aller dans la section Préparer un email.
  3. Choisir le type de destinataire : patient, correspondant, médecin / confrère, laboratoire / partenaire ou autre.
  4. Vérifier ou renseigner l’adresse email du destinataire.
  5. Si les documents sont validés, le message est déjà préparé à l’ouverture de la fenêtre (destinataire repris de la fiche, objet et corps remplis). Le bouton Préparer le message sert seulement à re-générer après un changement de document ou de destinataire.
  6. Relire l’objet et le corps du message.
  7. Cliquer sur Ouvrir la messagerie pour ouvrir le logiciel mail du praticien, ou Copier le message si le navigateur bloque.
  8. Vérifier une dernière fois le destinataire, le contenu, les pièces jointes éventuelles et le consentement patient avant envoi.

Envoyer vers ADIA Link (optionnel) : ce bouton n’apparaît dans la préparation d’email que si ADIA Link est configuré sur le poste (adresse du service ADIA Link et jeton de service du cabinet). Il transmet le courrier préparé à ADIA Link selon le contrat d’ingestion commun ADIA Suite, le dossier patient étant rattaché par l’identifiant patient. Aucun envoi automatique par messagerie. En l’absence d’ADIA Link configuré, le bouton reste masqué et ADIA Clinic fonctionne seul, sans aucune dépendance.

10. Consignes de rédaction du cabinet

Dans Paramètres, rubrique Documents, chaque praticien peut définir ses consignes générales et des consignes spécifiques par document.

Toujours dans Paramètres > Documents, deux textes des documents sont modifiables : la mention de bas de page (Word/PDF/PowerPoint) et la formule au-dessus de la signature. Laissés vides, ils utilisent les valeurs ADIA par défaut. Le logo du cabinet, s’il est chargé dans l’identité visuelle, apparaît automatiquement en en-tête des documents et sur la couverture PowerPoint.

Les consignes générales s’appliquent à tous les documents. Les consignes par document ne s’appliquent qu’au type sélectionné : note dossier, ordonnance, fiche labo, courrier confrère, information patient, consentement, etc.

11. Correspondants, laboratoires et partenaires

Dans Paramètres, rubrique Correspondants, ADIA permet de créer une liste de correspondants, laboratoires et partenaires, puis de suivre les dossiers liés à ce réseau.

Dans ADIA Clinic, ces informations servent pendant la consultation : enrichissement des courriers, fiches labo et documents d’adressage.

Dans ADIA Relations, elles deviennent un outil de pilotage du cabinet : réseau actif, derniers dossiers adressés, synthèse relationnelle et suivi des partenaires.

12. Exports vers le dossier patient

ADIA peut exporter les documents sous forme de fichiers ou de pack compatible avec l'organisation d'un dossier patient.

Le numéro de fiche logiciel est important : il permet d’associer l’export au bon dossier patient dans Julie, Logos ou un autre logiciel.

Le bouton Exporter vers Julie / Logos / autre crée un ZIP structuré autour d’un dossier docpatient et du numéro de fiche. Le guide officiel docs/guide-exports-logiciels-metier.md décrit les scénarios Julie, Logos, dépôt manuel et dossier surveillé.

  1. Renseigner Patient / identifiant et Numéro fiche logiciel.
  2. Générer puis valider les documents.
  3. Cliquer sur Exporter vers Julie / Logos / autre.
  4. Ouvrir le ZIP ou laisser le connecteur local le déposer dans le dossier patient.
  5. Vérifier dans le logiciel métier ou dans le dossier Windows que les fichiers sont rangés au bon patient.

13. Connecteur local Windows Julie / Logos / autre

Le connecteur local est une passerelle entre ADIA Clinic et le poste Windows du cabinet. Il fonctionne désormais dans les deux sens : il dépose les documents produits par ADIA dans le dossier patient du logiciel métier, et il remonte les coordonnées du patient depuis le logiciel métier vers ADIA. Il reste local au cabinet et n’envoie rien sur Internet.

Sens descendant — documents vers le dossier patient. Dans Julie, le dossier patient correspond généralement au numéro de fiche clinique, dans un dossier racine de type docpatient ; le connecteur doit connaître le chemin exact de ce dossier racine. L’export ADIA dépose alors les fichiers dans le dossier portant le numéro de fiche. Le connecteur ne modifie pas la base du logiciel métier : il range simplement les fichiers dans l’arborescence Windows prévue.

Sens montant — coordonnées patient vers ADIA. La section Coordonnées patient vers ADIA du connecteur peut être alimentée automatiquement, en surveillant un fichier d’échange déposé par le logiciel métier (ou une macro) aux formats JSON ou clé:valeur, ou manuellement par saisie. Le format attendu est décrit dans le fichier FORMAT_ECHANGE_PATIENT.txt livré avec le connecteur. Le connecteur lit ce fichier sans jamais le modifier, et ne touche pas la base du logiciel métier.

ADIA récupère ces coordonnées de deux manières. Avec le lien local : le bouton Activer lien local ADIA ouvre un service local sur le poste, et dans ADIA le bouton Récupérer les infos patient depuis le connecteur local va les chercher. Sans lien local : les boutons Copier pour ADIA et Exporter fichier ADIA produisent un contenu que le bouton ADIA Importer un fichier connecteur sait lire. Lorsque les coordonnées proviennent du lien local sur un dossier encore vierge, ADIA les applique directement, en laissant les champs visibles et modifiables ; sinon, un panneau de vérification s’affiche avant application. Le numéro de fiche doit correspondre au dossier Windows du patient.

Le fichier TESTER_CONNECTEUR.bat lance un auto-test local (raccourci ADIA - Tester passerelle après installation). Il crée un ZIP fictif et un dossier docpatient temporaire, vérifie l’import des documents et le format des coordonnées, puis supprime le test sans toucher au vrai dossier patient du cabinet.

  1. Avant un premier usage, double-cliquer sur TESTER_CONNECTEUR.bat ou sur ADIA - Tester passerelle après installation, puis vérifier le message Auto-test ADIA connecteur : OK.
  2. Identifier sur le poste Windows ou le serveur le dossier racine contenant les dossiers patients, par exemple docpatient.
  3. Installer ou déposer le dossier du connecteur local sur le poste qui a accès à ce dossier.
  4. Renseigner dans le connecteur le chemin complet du dossier racine, par exemple C:\Julie\docpatient ou le chemin réseau utilisé par le cabinet.
  5. Lancer le connecteur avec le raccourci prévu, le fichier .bat ou la version exécutable si elle a été créée.
  6. Dans ADIA, renseigner le numéro de fiche logiciel du patient avant l'export.
  7. Générer puis valider les documents.
  8. Utiliser l'export Julie / Logos / autre depuis ADIA.
  9. Laisser le connecteur déposer les fichiers dans le dossier correspondant au numéro de fiche patient.
  10. Vérifier dans le logiciel métier ou dans le dossier Windows que les documents sont bien rangés au bon endroit.
  11. En surveillance d’un dossier d’exports, le ZIP traité est déplacé dans _ADIA_importes ; un export en échec est réessayé puis isolé dans _ADIA_erreurs pour inspection.

14. Connecteur Gamma optionnel

Dans Paramètres, rubrique Connexions, ADIA peut créer un support Gamma à partir du contenu clinique. Chaque praticien utilise sa propre clé Gamma.

La clé Gamma n’est pas stockée dans le navigateur. Elle est envoyée à Supabase, testée, chiffrée côté serveur, puis réutilisée par la fonction de création Gamma.

Si des photos cliniques ont été chargées dans ADIA, le contenu Gamma peut prévoir leur intégration : emplacement image, légende et consignes visuelles. Si l’API Gamma ne reçoit pas directement les fichiers image, Gamma crée des blocs d’insertion afin que le praticien puisse glisser les photos au bon endroit.

Un export PowerPoint patient simple est aussi disponible depuis la zone Document libre et depuis l'espace Gamma. Il génère une présentation avec une première page cabinet/praticien/patient, puis les photos cliniques et une synthèse clinique.

  1. Cliquer sur la roue crantée Paramètres.
  2. Ouvrir Connexions.
  3. Charger les photos cliniques utiles dans la zone Photos cliniques.
  4. Laisser cochée l’option Inclure les photos chargées dans Gamma.
  5. Aller dans Gamma et PowerPoint.
  6. Coller la clé API Gamma du praticien.
  7. Cliquer sur Enregistrer / tester Gamma.
  8. Générer un contenu Gamma.
  9. Cliquer sur PowerPoint patient si un support PowerPoint simple est souhaité.
  10. Cliquer sur Créer dans Gamma.
  11. Ouvrir le lien Gamma généré.

15. Conformité, RGPD et sécurité

ADIA manipule potentiellement des informations cliniques. L’application ne doit pas être présentée comme automatiquement conforme RGPD ou HDS : le cadre d’usage doit être validé par le cabinet et ses conseils habituels.

Le cabinet doit définir les responsabilités, les droits d’accès, les sous-traitants, l’information patient, la durée de conservation et les règles d’export vers le dossier patient.

Le document docs/politique-conservation-donnees.md propose une version de travail cabinet : consultations, documents, pages patient, journaux, erreurs support, photos, audios, exports, connecteur local et Gamma. Il doit être validé par le cabinet, son référent RGPD/DPO et le cadre d'hébergement retenu avant données réelles.

Le document docs/dossier-rgpd-hds-preparation.md aide à préparer le registre de traitement, l'information patient, les contrats, les sous-traitants, l'analyse de risque, les procédures et le go/no-go avant données réelles.

Le document docs/matrice-roles-droits-cabinet.md aide à distinguer praticien, assistant, administrateur cabinet et support technique avant l'ouverture de comptes collaborateurs. Sa version PDF sert de support de revue, sans modifier encore les droits techniques de l'application.

Le document docs/strategie-deploiement-pilote.md aide à organiser un pilote limité en vagues : démonstration interne, pilote fictif cabinet puis pilote limité uniquement si le cadre est validé. Il prévoit un retour anonyme et une décision de poursuite, correction ou suspension.

Le document docs/checklist-validation-cabinet.md sert de support imprimable et signable pour décider entre usage fictif uniquement, pilote limité, usage avec données réelles ou report. Les versions docs/checklist-validation-cabinet.html et docs/checklist-validation-cabinet.pdf sont prévues pour l'ouverture, l'impression et la signature.

Le document docs/modeles-officiels-cabinet-adia.md fournit des trames à adapter pour le registre de traitement, l'information patient, les prestataires/contrats, les procédures internes, la décision d'hébergement et la revue périodique. Les versions docs/modeles-officiels-cabinet-adia.html et docs/modeles-officiels-cabinet-adia.pdf sont prévues pour l'ouverture, le remplissage, l'impression et la signature.

Le document docs/protocole-revue-pdf-cabinet.md guide une revue terrain des PDF cabinet sans donnée patient : compréhension, impression, remplissage fictif, risques, procédures et prochaine action. Sa version docs/protocole-revue-pdf-cabinet.pdf est prévue pour l'ouverture cabinet depuis l'application.

Dans Paramètres, rubrique Conformité, les repères de sécurité restent visibles en premier. Les outils plus ponctuels sont rangés dans quatre panneaux repliables : kit validation cabinet, mise en service, aide et vérifications, journal d’aide.

Le panneau kit validation cabinet donne un accès direct aux versions PDF de la checklist, des modèles officiels, du protocole de revue, de la politique de conservation, du dossier RGPD/HDS, de la matrice rôles/droits et de la stratégie pilote.

Le panneau Mise en service distingue trois niveaux : démonstration utilisable maintenant avec dossier fictif, pilote cabinet fictif à tester sur 1 à 2 semaines, puis usage avec données réelles uniquement après validation du cadre cabinet, souvent sur 4 à 8 semaines selon hébergement, contrats, conservation, droits et procédures.

Le bouton Copier état mise en service prépare un rapport court sans donnée patient. Il rappelle la règle anti usine à gaz : ne pas ajouter de gros module tant que le pilote fictif n'a pas identifié le premier blocage réel.

Le bouton Copier retour kit prépare une grille de retour anonyme pour tester la compréhension du kit cabinet, sans recopier de donnée patient, document signé, contrat ou information sensible.

Le bouton Copier retour mobile fauteuil prépare une fiche courte pour tester le résumé dossier, la barre d'action mobile et le confort de défilement sur iPhone, Android, tablette ou ordinateur compact, sans recopier de donnée patient.

Le mode minimisation IA aide à éviter l’envoi du nom du patient et du numéro de fiche logiciel au service IA lorsque ces informations ne sont pas nécessaires.

Le panneau Aide et vérifications contrôle les points courants de support sans recopier de données patient : session, configuration Supabase, accès minimal à la base, micro, dictée, exports navigateur et installation PWA.

Le rapport de vérification copiable ajoute une section d’exploitation support : blocage principal, message d’aide incompris, mode secours proposé au bon moment et prochaine action unique. Elle doit rester sans donnée patient.

Le test de génération est volontaire et séparé de la vérification principale. Il utilise un texte neutre sans donnée patient et peut consommer un petit appel IA.

Le journal d’aide conserve localement les blocages inattendus du navigateur. Le praticien peut copier le journal ou l’envoyer volontairement au support ADIA. Le rapport est nettoyé et ne doit pas contenir de nom patient, numéro de fiche, lien patient, code d’accès ou contenu clinique.

Les exports doivent être conservés selon l’organisation du cabinet et les obligations applicables.